Урок 6. Версионирование и резервные копии

Урок 6. Версионирование и резервные копии#

Цель: научиться сохранять версии данных и делать резервные копии, чтобы не потерять информацию.

Зачем нужны версии#

Агент может случайно:

• удалить строку
• перезаписать данные
• испортить формат

Если у вас нет резервной копии — вы потеряете данные.

Версионирование — это сохранение снимков данных на определённые моменты времени.

Как работать с версиями в Google Sheets#

Google Sheets автоматически сохраняет историю изменений:

• откройте документ
• нажмите File → Version history → See version history
• выберите нужную версию и восстановите её

Вы также можете вручную создавать именованные версии:

• File → Version history → Name current version
• введите название версии (например, «Перед запуском агента»)
• теперь вы всегда можете вернуться к этой версии

Как работать с версиями в Airtable#

Airtable сохраняет историю изменений на платных тарифах (от $20/месяц).

На бесплатном тарифе истории нет → нужно делать резервные копии вручную:

• экспортируйте базу в CSV (через ... → Export)
• сохраните файл с датой (например, clients_2026-01-31.csv)
• делайте экспорт раз в неделю (или перед важными изменениями)

Как работать с версиями в Notion#

Notion сохраняет историю изменений страниц:

• откройте страницу
• нажмите ⋮ → Page history
• выберите нужную версию и восстановите её

Для полной резервной копии базы:

• экспортируйте всю базу (Workspace settings → Export all workspace content)
• сохраните файл (формат Markdown или HTML)
• делайте экспорт раз в месяц

Правила работы с данными для агентов#

1. Делайте резервную копию перед запуском агента

Перед тем как подключить агента к базе данных:

• сделайте экспорт данных (CSV, JSON, Excel)
• сохраните копию с датой
• убедитесь, что копия открывается и данные читаются

2. Тестируйте агента на копии базы

Не подключайте агента сразу к рабочей базе. Создайте копию базы (тестовую) и протестируйте агента на ней.

3. Настройте права доступа

Агент должен иметь минимально необходимые права:

• если агент только читает данные → дайте право «Только чтение»
• если агент добавляет данные → дайте право «Запись» только в нужную таблицу
• не давайте агенту права на удаление (если это не требуется)

4. Логируйте действия агента

Если агент изменяет данные — логируйте его действия:

• создайте отдельную таблицу «Лог действий»
• записывайте туда каждое действие агента (дата, время, что сделал, результат)
• если что-то сломалось — вы сможете откатить изменения

Практика#

Практическое задание 1: создать таблицу клиентов в Google Sheets#

Задача: создать таблицу клиентов с чистыми данными, готовую для подключения к агенту.

Требования:

• Поля: ID, Name, Email, Phone, Status, RegistrationDate
• Форматы:
  • ID — число (1, 2, 3, …)
  • Name — текст (Имя Фамилия)
  • Email — текст в нижнем регистре (ivan@example.com)
  • Phone — текст в формате +79001234567
  • Status — текст из списка: active, lead, inactive
  • RegistrationDate — дата в формате YYYY-MM-DD
• Данные: заполните 10 строк (придумайте клиентов)
• Чистота:
  • нет пустых значений в критичных полях (Email, Status)
  • нет лишних пробелов
  • нет дублей (два клиента с одинаковым Email)

Чек-лист:

• Первая строка — заголовки (без пробелов, без спецсимволов)
• Все поля заполнены (нет пустых ячеек в Email, Status)
• Форматы единообразны (все телефоны в одном формате)
• Нет дублей (проверьте по Email)
• Нет пустых строк между записями

Практическое задание 2: создать структуру в Airtable#

Задача: создать структуру CRM для фрилансера в Airtable.

Требования:

• Таблица 1: Clients
  • Поля: Name (текст), Email (email), Phone (телефон), Status (single select: lead / active / inactive), RegistrationDate (дата)
• Таблица 2: Projects
  • Поля: Name (текст), Client (link to Clients), Status (single select: planned / in_progress / completed), Deadline (дата), Amount (число)
• Таблица 3: Meetings
  • Поля: Client (link to Clients), Date (дата), Topic (текст), Status (single select: scheduled / completed / cancelled)

Действия:

1. Создайте базу в Airtable
2. Создайте три таблицы
3. Настройте связи (в таблице Projects поле Client связано с таблицей Clients)
4. Заполните тестовыми данными (2 клиента, 3 проекта, 2 встречи)
5. Создайте представление Calendar для таблицы Meetings (по полю Date)

Чек-лист:

• Три таблицы созданы
• Связи настроены (Projects → Clients, Meetings → Clients)
• Тестовые данные заполнены
• Представление Calendar для встреч создано

Практическое задание 3: очистить грязные данные#

Задача: дана таблица с грязными данными. Очистите её.

Исходная таблица:

Что нужно сделать:

1. Убрать лишние пробелы в Email
2. Привести Email к нижнему регистру
3. Привести Phone к единому формату +79001234567
4. Привести Status к единому формату (выберите один: active, lead, inactive)
5. Заполнить пустые значения Status (решите, какой статус по умолчанию)
6. Удалить дубли (строки с одинаковым Email)

Результат:

Чек-лист:

• Нет лишних пробелов
• Email в нижнем регистре
• Phone в едином формате
• Status в едином формате
• Пустые значения заполнены
• Дубли удалены

Артефакты#

После прохождения модуля у вас будет:

1. Таблица клиентов в Google Sheets#

• 10 строк с чистыми данными
• единый формат полей
• готова к подключению к агенту

2. Структура CRM в Airtable#

• три связанные таблицы (Clients, Projects, Meetings)
• тестовые данные
• представление Calendar для встреч

3. Чек-лист чистоты данных#

• список правил для проверки данных перед подключением к агенту
• можно использовать для любого проекта

4. Лог действий агента (шаблон)#

Таблица для логирования действий агента:

Практика в Coze: настроить агента для записи чистых данных#

Бонусное задание#

Задача:
Создайте нового агента в Coze (или улучшите существующего), который собирает данные от клиента и записывает их в Airtable с валидацией.

Что сделать:

1. Создайте базу в Airtable:

   • Название: «Клиенты [Ваша ниша]»
   • Поля:
     • ID (Auto number)
     • Дата (Date, автоматическая)
     • Имя (Single line text, обязательное)
     • Email (Email, обязательное, с валидацией)
     • Телефон (Phone number, обязательное, с валидацией)
     • Источник (Single select: Telegram, Сайт, Реклама)
     • Статус (Single select: Новый, Обработан, Закрыт)
     • Примечания (Long text, необязательное)

2. Создайте агента в Coze:

   • Название: «Сборщик лидов [Ваша ниша]»
   • Роль: «Ты — помощник по сбору заявок»

3. Напишите промпт с валидацией:

Ты — помощник по сбору заявок для [ваша ниша].

Твоя задача: собери данные от клиента и запиши их в Airtable.

Данные для сбора:
1. Имя (текст, обязательно)
2. Email (формат: example@mail.com, обязательно)
3. Телефон (формат: +7-xxx-xxx-xx-xx, обязательно)
4. Примечания (текст, необязательно)

Правила валидации:
- Email: проверь формат (должен содержать @ и домен)
- Телефон: проверь формат (должен начинаться с +7 и содержать 11 цифр)
- Если формат неправильный, попроси ввести снова: "Пожалуйста, введите email в формате example@mail.com"

Действия:
1. Запрашивай данные по очереди
2. Валидируй каждое поле
3. После сбора всех данных повтори для подтверждения
4. Если клиент подтвердил, запиши в Airtable (используй плагин)
5. Скажи: "Готово! Ваша заявка принята. Свяжемся с вами в течение дня."

Формат:
- Дружелюбный тон
- Короткие вопросы

4. Подключите Airtable к Coze:

   • Skills → Add Skill → Plugins → Airtable
   • Настройте credentials (API Key от Airtable)
   • Укажите базу и таблицу

5. Протестируйте:

   • Напишите боту с правильными данными → проверьте запись в Airtable
   • Напишите с неправильным email (например, "ivan@") → проверьте, что бот попросил ввести снова
   • Напишите с неправильным телефоном (например, "123") → проверьте валидацию

Чек-лист:

• База в Airtable создана (правильные поля с типами)
• Агент создан в Coze
• Промпт написан (с валидацией)
• Плагин Airtable подключён
• Тестирование пройдено (правильные данные → запись работает)
• Валидация работает (неправильные данные → бот просит ввести снова)

Что вы получите:
Агента, который собирает чистые, валидированные данные и автоматически записывает их в структурированную базу Airtable.

Время: 40-50 минут

Материалы для сайта#

Карточки для запоминания#